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Diese Seite auf dem Drucker ausgebenDigitales Buchen

Eingehende Rechnungen werden digital eingelesen (gescannt). Automatisiert werden Lesefehler bei diesem Vorgang korrigiert. Über ein abschließendes Exportscript wird der Beleg dem Dokumentenmanagementsystem zugeführt und die Belegdaten stehen dann in einer Datenbank zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Scannen – statt manueller Erfassung

 

Intelligentes Arbeiten meint: Eingangsrechnungen, Lohn- und Betriebsdaten, kurz, sämtliche Belege können in einem Arbeitsgang erfasst, bearbeitet, verbucht und archiviert werden. Die Scannersoftware kennt die notwendigen Verfahren (ICR, OCR, Barcode). Eine Eingangsrechnung z. B. ist in weniger als 20 Sekunden gescannt, datentechnisch erfasst und archiviert.

 

Alle benötigten Informationen wie Lieferantennummer, -bezeichnung, Brutto- und Nettobetrag, Steuerschlüssel usw. fließen automatisch in die Erfassungsmaske ein.

 

Nach einmaliger Eingabe merkt sich das System Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger. Auch die Rechnungsprüfung erfolgt via Bildschirm, und entsprechend kurz ist auch hier die Bearbeitungszeit.

Die ermittelte Datensatz wird anschließend in das Tool Rechnungserfassung übernommen. Eine Validierungskontrolle prüft dabei die Übereinstimmung der Summe der Einzelpositionen mit dem Gesamtbetrag der Rechnung. Das System speichert die letzte Kontierung für den Lieferanten und schlägt diese auf Wunsch dem Bearbeiter für die nächste Rechnungserfassung vor.

In der Maske "Rechnungserfassung" kann das gescannte Rechnungsformular parallel angezeigt werden.

Durch Einsatz des Moduls "digitale" Rechnungserfassung erfolgt die Datenerfassung von Eingangsrechnungen wesentlich effizienter. Die vom Scannersystem ausgelesenen Daten werden automatisch übernommen und zeitgleich archiviert.



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